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OA系统 6.4 会议管理
会议管理就是有计划地将会议室与会议时间结合起来进行安排，以便行政部门有序的进行会议管理，减少冲突，提高资源使用效率。百灵OA的会议管理由会议申请、会议管理、会议室管理和会议记录四部分组成，主要是用于个人或部门申请、分配和安排会议，并采用日历表的形式对会议进行组织管理。
1. 会议室管理
会议室是举行会议的场所，也是会议管理模块的基础资料。用户可以在此新增会议室信息，也可以查看及修改已经存在的会议室信息。
用户由导航菜单依次进入“行政事务/会议管理”，点击“会议室管理”选项卡即可进入会议室管理，如下图所示。会议室管理共有四个选项卡，分别为会议室列表、会议室信息、新建会议室和会议记录。
我们首先来说明新建一个会议室的操作，点击“新增会议室”选项卡，跳转到“新增会议室”页面。我们填入或选择完相关的信息，点击“保存”按钮即可新建一个会议室。
会议室状态共分两种：正常和禁用。如果会议室状态为禁用，用户发起会议申请时将无法选择到该会议室。
点击“保存”按钮后，系统自动跳转到“会议室列表”选项卡，在这里可以看到系统所有的会议室列表，其中有我们刚刚增加的会议室的信息，如下图所示。
点击一条会议室记录，跳转到“编辑会议室信息”页面。用户可以在这里对该会议室的信息进行编辑，点击“保存”按钮可以保存编辑后的结果；点击“删除”按钮可以删除该会议室的信息。
用户在会议管理模块，点击顶部的“会议申请”选项卡可以进入会议申请功能。会议申请里有三个选项卡，分别为会议室列表、会议申请表和会议室安排。
新建会议申请表的方法是，在会议室列表中点击一个会议室，会议申请表选项卡会自动激活，为用户显示一张新申请表，其中会议室下拉列表框会自动设置所选的会议室为默认项。
新建会议申请的表格如下图所示，申请人可以为会议设置名称和主题。
点击“会议人员”连接，会有组织人员架构窗口弹出，申请人用户单击用户名可以把他们加入会议人员文本框；用鼠标点选中会议人员文本框中的一个人，再按键盘上的Delete键可以将该用户从会议人员中移除。
会议室下拉选择框中的默认选项虽然是套用的，但用户依然可以选择其它会议。
申请人填写完会议申请表后，点击“提交”按钮即可保存并提交申请，然后等待会议管理人员的审批。
点击“会议室安排”选项卡，可以看到以日历表形式显示的会议日程表，我们点击一个会议日程可以进入详细信息页面。
会议申请详细信息如下图所示。如果是我们发起申请，我们可以查看审批状态，还可以点“撤回”按钮来撤销申请；如果我们是以会议管理员的身份查看，我们可以设置“审核意见”为“批准”或“拒绝”，然后点“审核”按钮将审核意见反馈给申请人。
会议管理是提供给会议管理员另外一种查看审批会议申请的途径。在上一小节中，会议管理员可以通过会议日程表打开一个会议申请，在此处，他们可通过设置查询信息来查询会议申请记录。
会议管理由两个选项卡“会议列表”和“会议信息”构成，在会议列表选项卡中我们设定查询条件后点击“确定”按钮将会查询相应的会议申请记录，查询界面如下图所示。
在查询纪录中点击，“会议信息”选项卡会激活并显示对应的会议申请，会议管理员可以在选择审核意见后点“审核”按钮通知会议申请人审批结果。审核通过的会议申请将进入正式会议日程。对于审核过的申请，会议管理员还可以点击“反审核”按钮将会议申请从正式日程中撤除，具体界面见下一节第一图。
会议记录是指在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录。会议记录可以忠实地记录会议的全貌、会议精神、会议形成的决定和决议、会议对重大问题作出的安排，如果在会议后期需要形成文件，要以会议记录为依据；如果不形成文件，与会者在会后传达贯彻会议精神和决定是否准确，也要以会议记录为依据进行检验。
在百灵OA中，我们可以对经审核批准的会议申请，编写会议记录。对于一条会议申请，可以编写多个会议记录。
我们可以通过“会议申请/会议室安排”或“会议管理/会议列表”，查找到一条已批准的会议申请。点击打开它，如下图所示，我们可以对该会议申请执行“反审核”和“新增会议记录”操作。
点击“新增会议记录”按钮，打开新增会议记录页面，如下图所示。我们可以看到，会议名称、主题、时间、地点等信息已经根据会议申请表中的数据进行了自动填写，用户可以修改默认信息及填写其它信息。
会议记录填写完毕，后点击“保存”按钮返回会议申请页面，如下图所示，我们可以看到新增的会议记录以列表形式显示在会议申请下方，以备查阅。
查阅会议记录有两种方式，第一种如上面所述，先打开会议申请表，再查看该次会议的所有会议记录；第二种是直接查询会议记录，点击顶部“会议记录”选项卡，如下图所示。
会议记录包括会议记录列表和会议内容两个选项卡，用户可以输入查询条件，如：会议名称、会议主题及会议日期，进行查询。在查询结果列表中点击，可进入会议内容选项卡并显示该会议记录的详细信息。
会议记录的详细信息如下图所示，只允许阅读。如需修改或删除会议记录，请由会议申请表进入操作。
